문서 권한 제어하기

오늘은 G Suite에서 핵심이라고도 할 수 있는 문서 권한 제어에 대해 알아보겠습니다.

상황

  • 회사 직원들만 문서를 볼 수 있고, 문서 편집은 특정 담당자만 할 수 있는 경우

목표

  1. 회사 직원들에게만 문서를 공개한다.
  2. 특정 직원에게만 편집 권한을 준다.
  3. 외부인은 문서 보기 권한이 없다.(접근 불가)

1. 회사 직원들에게만 문서를 공개한다.

권한을 부여할 문서는 아래 프로젝트 타임라인 시트입니다.

우측 상단 초록색 [공유] 버튼을 클릭하세요.

‘사용자 및 그룹과 공유’ 창이 나타납니다.

하단의 [{회사명}링크 변경] 을 클릭합니다. (예시에서는 [Life on Cloud 링크 변경])

회사의 모든 직원(회사 도메인을 쓰는 사용자)이 뷰어 권한을 갖게 되었습니다.

[완료]를 클릭합니다.

2. 특정 직원에게만 편집 권한을 준다.

특정 직원에게만 편집 권한을 주는 절차입니다.

다시 우측 상단 초록색 [공유] 버튼을 클릭하세요.

이번엔 위의 입력란에 편집 권한을 부여하려는 특정 직원의 이름 또는 이메일을 입력합니다.(예시 : 손정아 님) 

메시지에 문서 편집 권한을 부여하는 이유에 대해 입력합니다.

특정 직원 손정아 님에게 편집자 권한이 부여되었습니다.

[완료] 클릭합니다.

위 절차대로 진행하면, 편집자 권한을 부여 받은 직원 손정아 님은 메일함에서 권한 부여와 메시지가 포함된  알림 메일을 확인할 수 있습니다.

메일에서 [스프레드시트에서 열기]를 클릭합니다.

직원 손정아 님이 해당 문서를 편집하는 모습입니다.

한편, 손정아 님이 아닌 회사 직원이 해당 문서에 접근하면 어떻게 될까요?

회사 직원인 윤미나 님은 해당 문서에 접근과 보기가 가능하지만, 편집은 불가능합니다.

3. 외부인은 문서 보기 권한이 없다.(접근 불가)

회사 이메일이 아닌 다른 이메일, 즉 다른 사용자가 해당 문서로 접속하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

지금까지 G Suite에서 문서 권한을 제어하는 방법에 대해서 알아보았습니다. 

참 쉽죠?👨‍🎨

긴 글 읽어주셔서 감사합니다!🥰