내가 쓰는 프로젝트 관리 툴

G-suite

전 직장에서 G-suite를 썼었다. 평생 구글 서비스는 지메일만 써보던 내게 G-suite는 신세계였다.

퇴사한 지금은 구글 드라이브 2TB 짜리 결제해서 혼자 구글 앱스를 쓰고 있다. 

구글 드라이브에서 Google Docs, Google Spreadsheet를 매우 잘 이용하고 있다. (Google Slide 는 아직까지 별로 활용할 기회가 없었다.)

위 서비스들의 장점은 매우 많다. 대표적인 것만 나열해보면 아래와 같다.

  • 각 docx/ppt/xls 로 호환이 된다는 점
  • pdf로 저장할 수 있다는 점
  • 구글 드라이브의 이미지를 가져올 수 있다는 점
  • 부가기능이 많다는 점
  • 특정 사용자에게 권한을 줄 수 있다는 점

좀 더 자세히 말하면 아래와 같다.

docx/ppt/xlsx 로 호환이 된다는 점

업무상 엑셀 파일을 주고 받는 경우가 종종 있다. 하지만 외근 나갔을 때나, 급하게 엑셀을 수정해서 답장해야할 일이 생겼는데 컴퓨터에 엑셀이 없는 경우!!

이 때, 구글의 호환성이 빛을 발한다. 

1.고객에게 받은 엑셀 파일을 구글 드라이브 에 올린다.

2.연결앱 > Google 스프레드 시트 로 연다.

3.수정 후 다운로드 > xlsx 파일로 저장 을 누른다.

4.다운받은 xlsx파일을 다시 고객에게 보내면 끝!

굳이 업무가 아니더라도 엑셀 파일을 급하게 주고 받을 때 쓰면 매우 요긴한 호환성이다.

나도 엑셀 없는데 구글 이용해서 아~무 불편함 없이 쓰고 있다.

pdf로 저장할 수 있다는 점

꼭 필요한 장점이다. 

구글 드라이브의 이미지를 가져올 수 있다는 점

1.휴대폰으로 사진을 찍는다.

2.휴대폰 갤러리에서 공유하기 > 구글 드라이브 를 선택한다.

3.작성하고 있는 구글 앱스에서 삽입 > 이미지 > 드라이브 를 클릭한다.

4.화면 우측에 사이드바가 생기고 최근 탭에서 갓 업로드한 사진을 확인하고 삽입한다.

부가기능이 많다는 점

내가 가히 최애라고 꼽는 부가기능 원탑. 백문이 불여일견. 아래 영상을 보자.

간단히 말하면, 구글 스프레드시트 넣은 데이터를 구글 독스와 구글 슬라이드, 그리고 지메일과 합칠 수 있다는 것이다.

예시를 들어보자.

스프레드시트로 우리 회사에 지원한 입사지원자 명단을 만들었다. 입사지원자들에게 아래와 같은 내용의 면접장소 안내 메일을 보내야 한다.

안녕하세요, {입사지원자 성명}님.

A회사입니다. 1차 서류 심사 통과를 축하드립니다.

2차 면접 장소와 시간은 아래와 같습니다.

A시 A구 A동 A로 A빌딩 A호 

A월 A일 A시 A분.

{입사지원자 성명}님의 면접 번호는 {입사지원자 면접 번호}번 입니다.

감사합니다.

A회사 인사 담당자 A

입사지원자가 345명이라고 치자. 그럼 345명에게 각각 성명과 면접번호를 입력해 일일이 대조하고 검수하여 발신해야 하나?

말도 안되는 노동이다.

Document Studio는 이를 한번에 줄일 수 있다.

스프레드시트의 열과 Document Studio 의 메일 기능을 연결하여 버튼 하나만 누르면 아래와 같은 메일이 각 입사지원자에 해당하는 성명과 면접번호를 가지고 보내지는 것이다.

안녕하세요, 이수진 님.

A회사입니다. 1차 서류 심사 통과를 축하드립니다.

2차 면접 장소와 시간은 아래와 같습니다.

A시 A구 A동 A로 A빌딩 A호 

A월 A일 A시 A분.

이수진 님의 면접 번호는 129 번 입니다.

감사합니다.

A회사 인사 담당자 A

메일은 기본 기능이고, 영상에 나온 것처럼 슬라이드와 독스와 각각 merge되면 얼마나 쓸모가 무궁무진한 지 알 수 있다.

특정 사용자에게 권한을 줄 수 있다는 점

지메일을 가진 특정 사람(들)에게 보기, 편집, 댓글, 소유 권한을 원하는 대로 줄 수 있어서 얼마든지 자유자재로 권한 설정을 할 수 있다.

Trello

칸반 보드 형식의 일정관리 툴. 내가 요즘 제일 많이 쓰고 있는 툴이다.

편한 것도 편한 건데, 무엇보다 완료한 일정을 오른쪽으로 옮기는 재미가 쏠쏠하다. 

Due Date 기능을 걸어두면 기한이 임박했을 때 메일 알림이 온다. 

내가 가장 활용하는 기능은 체크리스트.

직관적이고, 사용하기 쉽고, 색깔도 예쁘다.

일정 관리할 때 부담없이 사용하기에 좋은 툴이다.

Jira

너무 유명한 협업툴이라 알아둬야겠다 싶어 결제해서 쓰고 있다.

솔직히 말하면, 순전히 이슈 안의 하위이슈 관리와, 로드맵이 많이 궁금했다.

첫인상은 ‘엥, 트렐로랑 비슷한데?’

아무래도 내가 혼자 써서 아직까지 활용을 잘 못하고 있는 것 같다.

굳이 트렐로와 차별점을 두자면, 칸반보드와 로드맵이 서로 연결되어 있다는 것이 가장 큰 특징이었다.

지금이야 혼자 쓰고 있어서 많이 활용을 못 하지만 assign이랑 댓글, 그리고 전임자 히스토리 추적하는데 매우 유용할 것 같다. 

개인보단 팀, 팀보단 기업의 프로젝트 관리에 최적화된 툴이란 게 내 감상이다.

여담으로, 아틀라시안의 행사에 간 적이 있었는데, hero 한명의 퍼포먼스 보다 team의 협업에 대해 더욱 가치를 두고 있는 인상을 받았다.

간단히 말하면, 정말 협업 그 자체에 중점을 둔 툴이란 것.

아쉬운 점이 있다면, Jira를 결제해도 Jira와 연동되는 Confluence를 따로 결제해야 한다는 점은 너무 아쉬웠다. 원스톱으로 해결해줘야하는거 아닌가? 호환성 좋은 Google 쓰다가 이 부분을 보니 너무 당황스러웠다.

Notion

이 리뷰 쓰다가 완전히 꽂혀버린 협업 툴.

입소문만 무성히 듣던 툴이었는데 ㅍㅍㅅㅅ 뉴스레터로 제대로 접하게 되었다.

첫인상은 칸반보드 +  2depth 체크리스트를 만들 수 있는, 즉 ‘좀 업그레이드된 트렐로’정도였다. 그런데!

생각보다 기능이 꽤 많다.

그리고 나같이 서비스를 사용할 줄은 아는데, 잘 활용하지는 못하는 사람들을 위해 템플릿도 친절하게 많다.

예시는 Personal > Goal 템플릿으로 작성한 내 2019년 목표이다.

주제, 기한, 진행상황, 한눈에 보기 방식으로 다양하게 보니까 한눈에 주제별 프로젝트 진행상황을 알 수 있다.

기한을 캘린더 방식으로 보는게 아니라, 칸반보드(!)로  만들어서 기한별 주제를 보는 것이 꽤나 신선하다.

Notion의 장점은 이것 뿐만이 아니다.

h1, h2, h3, bullet, Checklist, Calander 등등 다양한 방식으로 문서를 작성할 수 있고, 문서 내에서 팀원에게 멘션을 보낼 수도 있다. 

Notion 메인페이지에 다양한 툴을 노션 하나로 대체할 수 있다고 광고하던데, 허풍이 아닌 것이다.

요약

  • 외부와의 호환성은 G-suite
  • 혼자 간단히 쓰기엔 Trello
  • 기업 단위로 대형 프로젝트 관리하기엔 Jira
  • 혼자 혹은 함께 프로젝트 관리하기엔 Notion

혼자서 프로젝트 관리할 때는

Notion이 알맞은 것 같다.

그리고 Jira는 해지해야겠다.

막대그래프 형 로드맵이 너무 매력적이었지만, 이 부분은 노션으로 대체할 수가 있어서(참고: Roadmap document )도 있어서 더이상 메리트가 되지 못했다.

감상

이렇게 각 협업툴 서비스 별로 감상을 정리해보니 나에게 무엇이 더 필요한 지 알 수 있었다. 또한 느끼는 것과 정리하는 것은 많이 다르다는 걸 알 수 있었다. 

사실 나는 디자인 면에서 Notion 보다는 Jira와 Trello에 더 매력을 느끼고 있었다. Notion 색이 너무 누리끼리(..)해서 끌리지 않았던 것이다.

근데 생산성 면에서 비교를 해보니 압도적으로 Notion이 훨씬 우위에 있었다.

프로젝트 관리하는데 기능성이 중요하지, 암!